Confinement : quelle organisation mettre en place ?

Finis les trajets jusqu’au bureau, les réunions physiques et les pauses à la machine à café : depuis le mardi 17 mars, les salariés français qui le peuvent travaillent depuis chez eux. Si cela n’a pas constitué un bouleversement pour certaines entreprises déjà habituées au télétravail, pour d’autres, ce nouveau mode de travail a constitué une vraie révolution. Comment assurer le suivi d’un projet à distance ? Comment communiquer auprès des collaborateurs ? Comment allier vie professionnelle et vie privée ? 

Loin des yeux, près du collaborateur

Premier impératif : maintenir un contact régulier, tout en laissant à vos équipes l’autonomie dont elles font preuve au quotidien. La valeur clé qui doit guider l’action des managers est la confiance. Inutile de multiplier les réunions téléphoniques quotidiennes, un rendez-vous hebdomadaire suffit à prendre le pouls de vos équipes, effectuer un point d’étape sur les projets en cours et remobiliser les esprits. Privilégiez une visioconférence : voir ses interlocuteurs est toujours plus réconfortant que de parler au micro de son téléphone. A une plus grande échelle, la mise en place d’une newsletter ou d’un mailing récurrent diffusé à l’ensemble des collaborateurs peut aussi constituer une solution. L’occasion de faire le point sur les actualités de l’entreprise, de répondre aux questions en matière de RH et d’informer sur la poursuite de l’activité. Et pourquoi ne pas opter pour des formats un peu plus ludiques ? Quizz en ligne ou concours de GIF, la communication interne peut être un formidable moyen de rendre ce confinement un peu moins angoissant. 

Des outils à la pelle

Fort heureusement, être touchés par cette épidémie au XXIème siècle, signifie aussi qu’à l’heure du tout numérique, les outils ne manquent pas pour travailler à plusieurs et à distance. Teams, la solution développée par Microsoft accessible en ligne ou téléchargeable, constitue un outil complet qui assure le partage et la modification de fichiers sur un cloud partagé, les appels et visioconférences groupées, ou encore la possibilité de créer des canaux de discussion en fonction des différents projets. La suite Google dispose peu ou prou des mêmes fonctionnalités avec un espace ergonomique et plus facile à prendre en main. Trello, utilisable même hors période de confinement, constitue l’outil n°1 pour suivre l’avancée d’un projet. Enfin, nous recommandons l’utilisation de l’application ZOOM pour les visioconférences. 

Et les enfants ? 

Avec les écoles fermées, comment occuper les enfants, une fois les devoirs terminés, pendant que papa et maman travaillent ? Si l’ensemble du personnel enseignant se démène pour maintenir le suivi pédagogique à distance, il n’est pas toujours aisé de trouver une façon de distraire les écoliers hors travail scolaire. Fort heureusement, les initiatives se sont multipliées en ligne pour accompagner les parents durant cette période. A commencer par les auteurs de BDs qui ont notamment proposé certaines planches de leurs livres à télécharger et à faire colorier, ou encore ce cadavre exquis numérique lancé par l’autrice Pénélope Bagieux. Si vos enfants ne sont pas des Picassos en herbe, ils peuvent toujours se tourner vers l’origami qui ne nécessite qu’une bonne pile de feuilles de papier. Pour les séparer de leurs écrans, vous pouvez aussi leur proposer des livres audios et autre recueils de contes, regroupés sur ce site collaboratif qui propose également des listes de défis et tout un tas d’activités à faire seul et en famille. Enfin, si vous êtes à court d’idées, le DVD de la Reine des Neiges ou du dernier Toy Story fera toujours l’affaire !