UCB Pharma externalise la gestion de son processus de paie

Société chimique d’origine belge devenue leader biopharmaceutique, UBC Pharma a choisi merlane, société de conseil en ressources humaines et management, pour l’accompagner dans sa gestion des tâches administratives de la fonction RH. A travers une redéfinition du processus de gestion de la paie dans sa globalité, les consultants de merlane ont su convaincre ce poids lourd de l’industrie pharmaceutique de l’importance de l’externalisation des ressources humaines.

Une gestion de la paie qui ne répond plus aux besoins actuels de l’entreprise
A sa prise de fonction il y a presque deux ans, Thierry Proust, Directeur des Ressources Humaines d’UCB Pharma en France, fait une analyse du processus de paie qui le conduit au constat suivant : « La gestion de la paie de nos 180 salariés était assurée par deux prestataires distincts et faisait appel à un outil qui ne répondait pas aux nouveaux besoins de l’entreprise. Elle nécessitait également le recours à une ressource interne pour la gestion des tâches administratives de la Fonction RH. Les flux d’informations, administratifs et financiers en provenance ou à destination des collaborateurs, manquaient d’homogénéité ce qui générait des mécontentements, des chevauchements, des non réponses ou des réponses partielles ». L’organisation du processus de paie engendrait un coût jugé très élevé et un nombre d’erreurs important. Cela nécessitait le concours de plusieurs responsables RH pour en limiter l’impact, soit une mobilisation en temps et en énergie trop conséquente.

Externaliser la gestion du processus pris dans sa globalité

Dans un contexte où le nombre de bulletins de salaire serait sans doute augmenté de façon conséquente à moyen terme, il devenait primordial de redéfinir le processus de gestion de la paie dans sa globalité. C’est dans ce cadre de réflexion que Thierry Proust a souhaité faire appel à merlane en confiant à ses consultants l’accompagnement de certaines démarches et la gestion externalisée de l’administration du personnel et de la paie, notamment :

• Accompagnement de la  migration de l’ancien outil de paie vers le nouveau,
• Optimisation des processus existants (périphériques à la paie à l’administration du personnel) pour être en phase avec le nouveau système mis en place,
• Gestion administrative des entrées-sorties des collaborateurs d’UCB,
• Gestion du processus de paie : gestion des éléments variables de paie, réalisation et calcul des paies, contrôles des bulletins, établissement des déclarations obligatoires,
• Assistance juridique,
• Production de tableaux de bord RH et reporting,
• Production de documents à l’attention des partenaires sociaux : bilan social, rapport égalité hommes-femmes, documents supports NAO, etc.

Une approche de la paie par les flux séduisante

L’objectif poursuivi était donc de mettre en place une gestion plus globale des tâches administratives de la fonction externalisée, pas uniquement centrée sur la seule paie, en mettant en œuvre une organisation et un outil plus légers, plus simples et bénéfiques pour tous les acteurs RH et collaborateurs concernés. « La prestation réalisée par merlane nous apporte un vrai service qui produit une valeur ajoutée réelle directe pour les salariés et leurs managers. Elle permet aux équipes RH de dégager du temps de tâches très chronophages et de consacrer plus d’efforts à l’appui attendu de la Fonction Ressources Humaines de la part des équipes », témoigne Thierry Proust.

« Notre choix de faire appel à merlane a été guidé par deux critères essentiels. Le premier est lié à la philosophie d’intervention qui reposait sur une approche par la gestion flux et non des tâches de paie. Le second tient à la qualité des consultants et à leur prise en compte des attentes techniques et personnelles de notre structure cliente : le sens du service, la rigueur, la disponibilité et la capacité d’apprendre », conclut Thierry Proust.